Ouvrir une agence de voyage ? Les 5 étapes essentielles

Même si la crise sanitaire a freiné la croissance du secteur touristique, ce dernier a tout de même commencé à retrouver des couleurs. Se lancer dans le tourisme en créant son agence de voyage peut donc être une bonne idée, à condition de suivre certaines démarches essentielles. Et si vous avez peur des risques d’échec, peut-être serait-il mieux de vous adosser à un réseau de franchise pour vous lancer. Ce modèle peut aussi permettre aux personnes ayant déjà monté leur entreprise d'augmenter leur rentabilité.

Le marché des agences de voyage

Le marché des voyagistes connaît une dynamique intéressante, notamment avec l'essor des services en ligne qui facilitent l'accès aux offres pour les clients.

En 2023, les entreprises du voyage, en collaboration avec Orchestra, ont publié les résultats de l'observatoire des vacances des Français. Cette année là, le marché des bureaux de voyage, comprenant les unités physiques, en ligne et les tour-opérateurs, a connu une augmentation significative de son volume d’affaires, en hausse de 21 % par rapport à 2022. De plus, le nombre de Français recourant à ces intermédiaires a également progressé de 6 %. Un retour notable a été observé dans les voyages long-courrier, avec une augmentation de 19 % du nombre de dossiers traités et une croissance de 34 % en valeur d'affaires, soulignant une reprise dynamique du secteur.

Ouvrir son agence avec succès

Les sociétés spécialisées dans ce secteur doivent naviguer à travers plusieurs étapes pour réussir leur plan business. L'immatriculation de l'entreprise est une première étape juridique cruciale qui permet de garantir la légalité des activités.

Une fois l'agence constituée, la gestion du capital devient un aspect essentiel pour assurer une ouverture et un développement durables. Ces dernières doivent également souscrire à une assurance adéquate pour protéger leurs activités et rassurer les clients.

La vente de services de voyage ne se limite pas à la simple réservation ; elle implique également des activités de conseil et de guidage pour offrir une expérience complète. Le marché est donc composé d'entreprises diversifiées, allant des grandes unités aux petites sociétés spécialisées, chacune apportant son expertise unique pour répondre aux attentes des voyageurs.

Comme on le voit, la réussite dans le marché des voyagistes dépend d'une bonne gestion de la société, d'une compréhension des besoins des clients et d'une solide stratégie de développement pour se démarquer dans un secteur en constante évolution.

Qu’est-ce qu’une agence de voyage ?

L'agence de voyage s'occupe de commercialiser des voyages ou des séjours, en ligne ou en boutique. Elle joue le rôle d’intermédiaire entre les consommateurs et les divers prestataires du marché du tourisme. Elle traite avec des fournisseurs, voyagistes et tour-opérateurs, desquels elle obtient des remises qui correspondent au montant de sa commission. En raison de sa proximité avec le client, elle joue aussi un rôle de conseil : informer les consommateurs des formalités à réaliser avant tout voyage, les conseiller et leur proposer une offre sur-mesure.

Une agence de voyage apporte une offre complète, comportant assurance et garantie. Elle dispose des brochures des tour-opérateurs, et d’un accès à leurs systèmes informatisés de réservation. Parfois, elle conçoit ses propres séjours, jouant ainsi le rôle de voyagiste.

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Quel profil pour ouvrir son agence de voyage

Pour créer une agence de voyage, il est crucial de posséder à la fois des qualités personnelles et des diplômes appropriés. D'une part, une solide connaissance du secteur du voyage est essentielle, incluant une bonne compréhension des destinations, des produits touristiques, et des tendances du marché. La capacité à gérer une entreprise, à comprendre les besoins des clients et à offrir un service clientèle exceptionnel sont également des qualités clés.

Sur le plan académique, un diplôme en gestion du tourisme, en commerce ou en gestion des affaires peut être très bénéfique. En outre, des certifications spécifiques, telles que celles offertes par des organismes professionnels de l’industrie du voyage, peuvent renforcer la crédibilité et démontrer une expertise reconnue. La combinaison de ces compétences et qualifications permet non seulement de créer une agence de voyage efficace mais aussi de se démarquer dans un marché concurrentiel.

Le processus de création d’une agence de voyage

Les 5 étapes clés

Pour ouvrir une agence de voyage, il est essentiel de suivre plusieurs étapes clés. Tout d'abord, il est crucial de définir un plan d'affaires solide qui inclut une étude de marché approfondie, l'analyse des besoins des clients et une stratégie de développement claire.

Une fois ce plan élaboré, la prochaine étape est l'immatriculation de l'entreprise, ce qui implique de se conformer aux exigences juridiques locales, telles que l'enregistrement auprès des autorités compétentes et l'obtention des licences nécessaires. Après cela, il est important de sécuriser un capital de départ suffisant pour financer les opérations initiales et couvrir les frais de fonctionnement. La souscription à une assurance appropriée est également une étape indispensable pour protéger l'agence contre les risques et garantir la confiance des clients.

Enfin, l'ouverture effective de l'agence nécessite la mise en place d'une infrastructure opérationnelle, y compris la création d'une présence en ligne, la formation du personnel, et l'établissement de partenariats avec divers fournisseurs de services de voyage pour offrir une gamme complète d'options aux clients.

Réaliser une étude de marché

Cela revient à effectuer une analyse du secteur du tourisme, notamment celui des agences de voyages, afin de prouver la viabilité du projet. C'est une étape essentielle pour mieux connaître :

• L’environnement de la zone d’implantation,
• La concurrence présente,
• Les fournisseurs et autres partenaires,
• La clientèle.

Rechercher un local pour ouvrir une agence de voyage locale

Le local d’une agence de voyages doit se situer à un emplacement stratégique. Pour bénéficier d'une bonne visibilité, il est recommandé de s'installer dans un lieu fréquenté et facile d’accès. On peut ainsi s’implanter à proximité des lieux destinés au voyage (aéroports ou gares), ou dans des zones commerciales du centre-ville.

Choisir un statut juridique

Il n’est pas conseillé de s’installer en microentreprise (ex-régime autoentrepreneur). L’assureur, le garant et Atout France (commission d’immatriculation) peuvent ne pas apprécier le choix d’un régime ne comprenant pas de comptabilité réelle.

Aussi, il n’est pas recommandé de s’installer en tant qu’entreprise individuelle classique. C'est un modèle compliqué et défavorable au niveau du calcul et du paiement des cotisations sociales. Le statut des sociétés (EURL/SARL/SASU/SAS) peut être le meilleur choix pour ce type d’activité.

Par ailleurs, le décret n° 2015-1111 du 2 septembre 2015, relatif aux modalités de calcul de la garantie financière, a apporté des changements. Il faut désormais se baser sur les deux nouvelles règles suivantes :

• Dans le cas d'une création d'agence : la garantie à 200 000 € n'est plus nécessaire mais devra être « suffisante » et le montant apprécie par les garants, en fonction du prévisionnel, de l’expérience, et des activités.
• Dans le cas d'une agence existante : le montant de la garantie ne sera plus de 20% du CA, mais calculé par chaque garant, sur la base d’un déclaratif des fonds des clients détenus par l’agence de voyages complété par l’expert comptable, et le montant garantie sera calculé, agence par agence en fonction des activités et de leurs risque (TO, tourisme réception, revente…), de la qualité intrinsèque bilantielle de la société…

Ouvrir une agence de voyage : comment élaborer un business plan ?

Ce document permet de vérifier, du moins sur le papier, que son agence de voyage sera pérenne, et sert de référence lors de la recherche de financement. Le business plan d'une agence de voyage comporte deux parties :

• Une partie rédigée, pour présenter en détails le projet et convaincre de ses atouts,
• Une partie chiffrée, pour présenter le besoin de financement et le potentiel de rentabilité de sa structure.

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Rechercher le financement, les aides possibles

Pour la création de son agence de voyage en franchise, il faut prévoir environ 40 000€ d’apport personnel. Pour financer son projet, on peut recourir aux banques, aux investisseurs privés, ou encore au financement participatif. La somme de 40 000€ d'apport personnel pour la création d'une agence de voyage en franchise est une estimation réaliste mais peut varier en fonction de la franchise spécifique et des besoins de l'entreprise.

On peut aussi se tourner vers les aides publiques, des dispositifs de soutien mis en place par l'État et les régions, généralement en partenariat avec d'autres établissements. On trouve par exemple, l'Aide à la Reprise ou à la Création d'Entreprise versée par Pôle Emploi. Les options de financement telles que les banques, les investisseurs privés et le financement participatif restent des choix courants. Cependant, il est important de consulter les dernières conditions et offres de chaque source de financement.

Il existe aussi le Nouvel Accompagnement à la Création ou à la Reprise d'Entreprise. L'entrepreneur bénéficie ainsi d'un accompagnement pour le montage du projet, la structuration financière et le lancement de l'activité, avec un montant variable entre 1 000€ et 8 000€. Les aides publiques comme l'Aide à la Reprise ou à la Création d'Entreprise (ARCE) versée par Pôle Emploi et le Nouvel Accompagnement à la Création ou à la Reprise d'Entreprise (NACRE) sont des dispositifs importants, mais les montants et les conditions peuvent varier. Il est conseillé de vérifier les conditions actuelles directement auprès des organismes concernés ou sur les sites officiels.

On distingue par ailleurs des initiatives privées/mixtes destinées aux créateurs d'entreprise, dont les prêts d'honneur et les concours. Certains organismes offrent des aides non financières, comme des formations ou des séances de coaching. Les prêts d'honneur, les concours et les initiatives privées pour les créateurs d'entreprise sont toujours pertinents, mais les critères d'éligibilité, les montants et les modalités peuvent évoluer. Se renseigner sur les programmes actuels et les offres spécifiques disponibles est recommandé.

Formalités, réglementations, obligations

Pour garantir la conformité et la sécurité dans le cadre de la création et du fonctionnement d'une agence de voyage, plusieurs obligations et démarches essentielles doivent être respectées. Ces exigences couvrent des aspects variés, allant de la souscription aux assurances nécessaires et à l'immatriculation des entités concernées, jusqu'à la conformité aux règlements spécifiques régissant l'activité. Il est crucial pour les futurs entrepreneurs de bien comprendre et d'appliquer ces obligations pour assurer non seulement la légalité de leur entreprise mais aussi la protection de leurs clients et la pérennité de leur activité.

• Souscrire une garantie financière pour assurer le remboursement du client et son rapatriement,
• Souscrire une assurance responsabilité civile professionnelle, pour garantir les conséquences pécuniaires de la responsabilité civile professionnelle,
• Immatriculer l’entreprise au Registre du Commerce et des Sociétés, pour officialiser la création de son entreprise,
• Immatriculer l’entreprise au Registre des opérateurs de voyages et de séjours, auprès d’Atout France,
• Respecter l’obligation d’information précontractuelle et contractuelle pour la conclusion des contrats de vente de voyages et de séjours, d’informer les passagers aériens sur l’identité du transporteur aérien, de mentionner l’immatriculation au Registre des opérateurs de voyages et de séjours dans l’enseigne, les documents remis aux tiers et la publicité,
• Obtenir les agréments nécessaires, de la part de l’International Air Transport Association pour le transport aérien, la SNCF pour le transport ferroviaire,
• Tenir les livres et documents à la disposition des agents habilités à les consulter,
• Respecter toutes les obligations relatives aux établissements recevant du public, lorsque les locaux sont ouverts au public.

A noter que l’activité d’agence de voyage est encadrée par le Code du tourisme.

La rentabilité d’une agence de voyage

En général, le chiffre d'affaires moyen d'une agence de voyage se situe entre 130 000 et 450 000 € par an durant les premières années d'activité. Ce montant peut varier en fonction de plusieurs facteurs clés. Tout d'abord, le nombre de destinations et de formules proposées joue un rôle important : une offre plus diversifiée peut attirer une clientèle plus large. Le nombre de salariés influence également la capacité de l'agence à gérer les demandes et à offrir un service de qualité. Le positionnement de l’agence sur le marché, ainsi que l'intensité de la concurrence dans la zone d'activité, impactent également les revenus potentiels. De plus, la présence ou l'absence d'un canal de distribution en ligne peut considérablement affecter le chiffre d'affaires, les ventes en ligne étant souvent un levier important pour augmenter les revenus.

Il est également pertinent de noter que le chiffre d'affaires des agences de voyage tend à croître de 15 à 25 % par an, en fonction de la dynamique du marché et des performances de l'agence. Pour évaluer la rentabilité d'une agence, il est essentiel d'examiner trois paramètres principaux : les dépenses de démarrage, le chiffre d'affaires prévisionnel et la marge nette obtenue. En général, une agence de voyage atteint sa rentabilité environ un an et trois mois après son lancement, en tenant compte de la mise en place des opérations, de la construction d'une clientèle fidèle et de l'optimisation des coûts.

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Pourquoi opter pour la franchise ?

Pour ouvrir une agence de voyage, il est possible de se lancer comme indépendant ou comme franchisé. Chaque option a ses avantages, mais aussi ses inconvénients. Il faut donc bien se renseigner sur chacune d'entre elles pour déterminer la plus adaptée à ses attentes.

Se lancer en franchise permet de :

• Profiter de coûts de démarrage moins élevés,
• Booster le lancement de son projet grâce à l’appui du franchiseur,
• Limiter les risques liés à l’activité en bénéficiant de l'accompagnement de la franchise,
• Bénéficier d’une formation de gestion d'entreprise,
• Obtenir des financements de manière plus aisée,
• Profiter d'une image de marque reconnue sur le marché…

Les agences de voyage en franchise peuvent présenter des caractéristiques financières et opérationnelles différentes par rapport aux agences indépendantes. Voici quelques éléments qui les distinguent des agences indépendantes en termes de chiffre d'affaires et de rentabilité :

Chiffre d'affaires : Les agences de voyage en franchise bénéficient souvent d'une reconnaissance de marque établie et d'un réseau de partenaires déjà bien intégré, ce qui peut faciliter une génération de chiffre d'affaires plus élevée dès le départ. En général, le chiffre d'affaires moyen d'une agence en franchise peut être supérieur à celui d'une agence indépendante, en raison du soutien marketing et commercial fourni par le franchiseur. Toutefois, ce chiffre dépend encore des mêmes facteurs que pour les agences indépendantes : le nombre de destinations, les offres proposées, et la concurrence locale.

Coûts de démarrage : Les coûts de démarrage pour une agence de voyage en franchise peuvent être plus élevés en raison des frais de franchise, des contributions au marketing et des investissements dans le matériel et les systèmes du franchiseur. Cependant, ces coûts peuvent être compensés par une mise en place plus rapide et un accès à des outils et des ressources éprouvés.

Marge nette : Les marges nettes peuvent varier en fonction des redevances et des frais que l'agence doit payer au franchiseur. Ces frais peuvent inclure des redevances continues sur le chiffre d'affaires ou des contributions à des fonds de marketing communs. Cependant, le soutien et les économies d'échelle offerts par le franchiseur peuvent aider à maintenir une rentabilité acceptable malgré ces coûts supplémentaires.

Rentabilité : Les agences de voyage en franchise peuvent atteindre la rentabilité plus rapidement que les agences indépendantes, en raison de la notoriété de la marque, de l'expertise du franchiseur et du soutien continu. En général, une agence de voyage en franchise peut atteindre sa rentabilité en moins d'un an, comparativement à environ un an et trois mois pour une agence indépendante. Cette accélération est souvent due à un démarrage plus structuré et à un soutien constant du franchiseur.

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